เมื่อมีผู้โทรศัพท์ติดต่อไป  ผู้รับโทรศัพท์ควรพูดทักทายก่อน ส่วนผู้ติดต่อไปควรแจ้งผู้รับโทรศัพท์ให้ชัดเจนว่า ตนเป็นใครจะพูดกลับใครเรื่องใด และควรพูดให้กระชับ   เพื่อจะได้ไม่เสียเวลา  ผู้รับโทรศัพท์ควรพูดด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตร  แสดงความมีน้ำในการรับฝากข้อความ   และถามเกี่ยวกับข้อความที่รับข้อความอย่างถูกต้องครบถ้วน เมื่อต้องถามผู้อื่นให้มารับโทรศัพท์ ครบบอกผู้ติดต่อให้ชัดเจนว่า  บุคคลที่ผู้ติดต่อต้องการจะพูดด้วยนั้นอยู่ที่ใด ถ้าต้องตามมารับโทรศัพท์จะใช้เวลามากน้อยเพียงใด

ตัวอย่างการพูดโทรศัพท์

๑. ผู้รับ         สวัสดีค่ะ

ผู้ติดต่อ     สวัสดีครับผมอันผลขอพูดกับอาจารย์กาญจนา

ผู้รับ          กำลังพูดค่ะ

ผู้ติดต่อ   ผมขอเวลาอาจารย์ตอนนี้ได้ไหมครับ

ผู้รับ        ได้ค่ะ

ผู้ติดต่อ    (พูดธุระของตนเอง)

๒.ผู้รับ         สวัสดีครับ บ้านคุณบรรเจิดครับ

ผู้ติดต่อ        ขอพูดกับคุณบรรเจิดค่ะ

ผู้รับ              ตอนนี้คุณพ่อไม่อยู่ครับ  ฝากข้อความไหมครับ

ผู้ติดต่อขอฝากข้อความว่า  เพื่อนเชื่อวัชรินทร์  ขอเลื่อนนัดส่งต้นฉบับหนังสือเป็นวันพรุ่งนี้ เวลาเดิมได้หรือไม่ ให้ติดต่อกลับด้วยค่ะ

ผู้รับ             ขอเบอร์ติดต่อกลับด้วยค่ะ

ผู้ติดต่อ       เบอร์ ๑๒๓๔๔๕๗๘๙ ค่ะ

ผู้รับ              ขอทวนนะครับ  ฝากข้อความว่า   เพื่อนชื่อวัชรินทร์โทรมาถามว่าขอเลื่อนนัดต้น   ฉบับหนังสือไปเป็นวันพรุ่งนี้เวลาเดิมได้หรือไม่  ขอให้ติดกลับมา  เบอร์ ๑๒๓๔๔๕๗๘

ผู้ติดต่อ       ถูกต้องค่ะ ขอบคุณค่ะ สวัสดีค่ะ

ผู้รับ             สวัสดีครับ