การพูดชี้แจงเหตุผลคือ การพูดที่ผู้พูดมุ่งให้ผู้ฟังเข้าใจในเรื่องต่าง ๆ ได้ตรงกัน หรือให้ผู้ฟังสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง หรือชี้แจงให้ทราบว่า มีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้น ที่ไหน เมื่อไร และเกิดขึ้นได้อย่างไร เช่น การพูดชี้แจงกิจกรรมของชุมนุมภาษาไทย หรือการชี้แจงขอความร่วมมือในเรื่องต่าง ๆ เป็นต้น ดังนั้นผู้พูดจึงควรศึกษาวิธีการชี้แจงที่มีประสิทธิภาพ ดังนี้
๑. ศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่ตนเองจะต้องชี้แจงให้ผู้อื่นฟังให้ถ่องแท้ก่อนที่จะพูด
๒. รวบรวมประเด็นสำคัญ ๆ ที่ต้องการจะแนะนำหรือชี้แจงให้ครบถ้วน
๓. วางแผนขั้นตอนในการชี้แจงให้ชัดเจนว่า จะชี้แจงส่วนใดก่อน เช่น อาจเริ่มด้วยปัญหา ขอบเขตของปัญหา วิธีแก้ปัญหา และสรุป
๔. แสดงขั้นตอนของสิ่งที่ต้องการให้ผู้ฟังปฏิบัติตามให้ชัดเจน ซึ่งอาจต้องใช้เอกสาร แผนภูมิประกอบการพูดด้วย
๕. ใช้ภาษาง่าย ๆ เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจ พูดตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม น้ำเสียงแจ่มใส ชัดเจนหนักแน่น น่าเชื่อถือ
๖. ควรเปิดโอกาสให้ผู้ฟังซักถามข้อข้องใจได้
ข้อแนะนำในการเตรียมการชี้แจงเหตุผล
เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น ผู้เกี่ยวข้องต้องมีการหาสาเหตุของปัญหา แล้วชี้แจงเหตุผลของปัญหาที่เกิดขึ้นให้แก่ผู้ประสบปัญหานั้นฟัง การที่จะให้คำชี้แจงนั้นน่าเชื่อถือ ควรมีการเตรียมการเป็นลำดับขั้น ดังนี้
๑. ศึกษาปัญหาว่า ตัวปัญหาที่แท้จริงคืออะไร เช่น ทำไมน้ำจึงท่วมบริเวณโรงเรียนของนักเรียน แต่ไม่ท่วมบ้านที่อยู่ใกล้โรงเรียน ผู้เกี่ยวข้องก็จะต้องหาเหตุผลมาชี้แจงให้เห็นตัวปัญหาที่แท้จริงให้ได้ เพื่อที่จะได้แก้ปัญหาให้ถูกจุด
๒. ศึกษาข้อมูลหรือหลักฐานที่เป็นปัญหา โดยการค้นคว้า สำรวจว่าน้ำท่วมบริเวณโรงเรียนมีมูลเหตุจากอะไร จะแก้ไขได้อย่างไร
๓. ร่างคำชี้แจง หลังจากที่ได้ข้อมูลที่ถูกต้องแล้วก็ร่างคำชี้แจงเพื่อเตรียมพูด
๔. พูดชี้แจงด้วยน้ำเสียงที่ชัดเจน อธิบายเหตุผลตามลำดับ ให้เนื้อความเกี่ยวเนื่องกัน อาจใช้อุปกรณ์ประกอบการชี้แจง เช่น แผนที่ รูปภาพ เพื่อให้คำพูดมีน้ำหนักน่าเชื่อถือ
ที่มา:กรมวิชาการ (๒๕๓๘:๑๐๗)
กระท้อนลอยแก้ว| ชุดชั้นกุลสตรี| ชุดชั้นในวาโก้